Procesy BETA3

Všechny základní informace jsou uvedené v dokumentu Realizace resortních potřeb. Tento dokument neobsahuje další podrobnosti ke správě uživatelů a rolí v IS. Podrobnosti jsou uvedeny v dokumentu Role v BETA3.

TVORBA ID: Každá potřeba má v průběhu administrace daný jedinečný identifikátor. Rozlišujeme 3 druhy ID:

WORKFLOW: Pro lepší přehlednost je další text tohoto dokumentu dělený dle jednotlivých procesů a podprocesů (workflow) s konkrétními kroky. Grafická zpracování jednotlivých workflow jsou uvedena na začátku každé kapitoly, která obsahuje popis procesu. Ve workflow má každá skupina rolí (profil) jedinečný piktogam.

KROKY WORKFLOW: Každý krok má své jedinečné označení. Označení jednotlivých kroků se skládá obvykle z těchto komponent:

ÚKOLY: S jednotlivými kroky workflow jsou spojené úkoly. Při posunu workflow do jiného kroku, je dané roli přidělen úkol. Až daná role vypořádá přidělený úkol, posune workflow do dalšího relevantního kroku. Součástí úkolu je podrobný popis toho, co má daná role v daném kroku udělat.

FORMULÁŘE: V IS zaznamenáváme všechny informace do tzv. formulářů. Uživatel v rámci své práce vyplňuje informace a data do různých polí. Jednotlivá pole jsou nastavena tak, aby vedla uživatele ke správnému záznamu (např. pole se seznamem dat, číselná pole – možnost zadat jenom číslo apod. U každého pole je uvedena konkrétní nápověda s pokyny, návodem nebo dalšími podpůrnými informacemi pro vyplnění daného pole.

START: Veřejnou zakázku zakládá Právník VZ poté, co uzavřel část Projektová příprava.

TVORBA DOKUMENTACE: Ve veřejné zakázce může docházet k tvorbě dokumentace i opakovaně v závislosti na druhu zadávacího řízení. Kroky 12.0–13.0 jsou určeny pro vznik dokumentace související s prvotním vyhlášením zadávacího řízení. Kroky 19.0–21.0 jsou určeny pro navazující výzvy u specifických (jednacích) druhů zadávacích řízení. Do těchto kroků se dostává veřejná zakázka po jednání komise.

12.0 Příprava ZD (PVZ): Právník VZ připraví prvotní zadávací dokumentaci v návaznosti na druhu vyhlašovaného zadávacího řízení, a předá ji Vedoucímu Beta ke kontrole. V případě, že je vyhlašovaným zadávacím řízením tzv. přímé zadání, dříve, než připraví zadávací dokumentaci, zpracuje informaci o záměru takovou zakázku vyhlásit, a předá ji Projektovému Manažerovi. Zadávací řízení je pak vyhlášeno až po uplynutí doby pro zveřejnění záměru.

12.1 Kontrola ZD (VB): Vedoucí Beta zkontroluje obdržené dokumenty a schválí je, případně je vrátí Právníkovi VZ k přepracování.

12.2 Konzultace (PM): Projektový Manažer zajistí zveřejnění informace o záměru vyhlásit zakázku tzv. přímým zadáním na webu TA ČR, případně jinak asistuje Právníkovi VZ při tvorbě zadávací dokumentace.

13.0 Podpis ZD (U): Schválenou zadávací dokumentaci zpracuje Uploader ve spisové službě a zajistí podpis Vedoucího Beta. Toto je zároveň poslední krok, kdy je možné potřebu stornovat (viz 7, STORNO)

19.0 Projektová příprava v kole (PM): Po jednání komise s účastníkem/účastníky koordinuje Projektový Manažer úpravu projektové přípravy v návaznosti na druhu a fázi, ve které se zadávací řízení nachází. Předává projektovou přípravu k úpravám a vyjádřením. Tvořit a upravovat projektovou přípravu může Konečný Uživatel, Odborný Konzultant i Projektový Manažer.

19.1 Konzultace (KU): Projektový Manažer může požádat o úpravu projektové přípravy Konečného Uživatele, a ten úpravu provede.

19.2 Konzultace (OK): Projektový Manažer může požádat o úpravu projektové přípravy Odborného Konzultanta, a ten úpravu provede.

20.0 Příprava výzvy (PVZ): Právník VZ připraví výzvu účastníkovi/účastníkům v závislosti na druhu a fázi, ve které se zadávací řízení nachází. Může požádat o součinnost Projektového Manažera. Připravenou výzvu předá Vedoucímu Beta ke kontrole. Schválený/é dokument/y předá Uploaderovi k zajištění podpisu.

20.1 Kontrola výzvy (VB): Vedoucí Beta zkontroluje obdrženou výzvu a schválí ji, případně ji vrátí Právníkovi VZ k přepracování.

21.0 Podpis výzvy (U): Schválenou výzvu zpracuje Uploader ve spisové službě a zajistí podpis Vedoucího Beta.

VYHLÁŠENÍ/ZVEŘEJNĚNÍ: Ve veřejné zakázce může docházet k vyhlášení/zveřejnění i opakovaně v závislosti na druhu zadávacího řízení. Zároveň zde obvykle probíhají i podprocesy 15.1 Ustavení komise a 15.2 Dotazy k VZ.

14.0 Zveřejnění VZ (PVZ): Právník VZ zveřejní veřejnou zakázku v závislosti na druhu a fázi, ve které se zadávací řízení nachází na Profilu zadavatele, případně ve Věstníku VZ, otevře Průvodce a o provedených úkonech učiní záznam.

15.0 Čekání na import podání: Pokud je proces v tomto kroku, běží u veřejné zakázky lhůta pro doručení podání do Průvodce.

16.0 Import podání (U): Poté, co uplynula lhůta pro doručení podání, zajistí Uploader import doručených podání z Průvodce. V návaznosti na druh a fázi zadávacího řízení provede případně další související činnosti. V případě, že:

JEDNÁNÍ/HODNOCENÍ: Ve veřejné zakázce může docházet k jednání/hodnocení i opakovaně v závislosti na druhu zadávacího řízení. Jestliže bylo předmětem jednání komise hodnocení nabídek, proces pokračuje dále k “ROZHODNUTÍ/OZNÁMENÍ”. Jestliže bude zadávací řízení dále pokračovat, vrací se proces do kroku 19.0 Projektová příprava v kole (PM). V tomto bloku probíhá zejména podproces 18.0 Jednání komise. Dále zde rozhoduje Vedoucí Beta o zrušení zadávacího řízení, pokud není žádný účastník.

17.0 Rozhodnutí o zrušení VZ (VB): V případě, že TA ČR neobdrží ve lhůtě pro podání žádné podání, případně ve veřejné zakázce zůstal nedostatečný počet nebo žádný účastník zadávacího řízení, rozhodne Vedoucí Beta o zrušení veřejné zakázky a předá workflow do kroku 24.0 Příprava oznámení o výsledku (PVZ). V ostatních případech rozhoduje o zrušení veřejné zakázky Předsednictvo TA ČR a Vedoucí Beta iniciuje potřebné kroky.

18.0 Komise jedná (PM): Jednání komisí jsou řízena samostatným podprocesem 18.0 Jednání komise. Projektový Manažer posouvá proces dále dle výsledků jednání komise.

ROZHODNUTÍ/OZNÁMENÍ: K rozhodnutí a oznámení o výsledku VZ dochází v závěru zadávacího řízení. O výsledku zadávacího řízení rozhoduje Předsednictvo TA ČR.

22.0 Materiál pro PřTA (PM): Projektový Manažer připraví materiál na jednání Předsednictva TA ČR. Zajistí zařazení materiálu na nejbližší jednání Předsednictva TAČR.

23.0 Jednání PřTA (VB): Vedoucí Beta seznámí Předsednictvo TA ČR s průběhem zadávacího řízení a doporučením/i komise. Předsednictvo TA ČR poté rozhodne, přičemž může přihlédnout k doporučení komise. Má tyto možnosti:

24.0 Příprava oznámení o výsledku (PVZ): Právník VZ připraví oznámení o výsledku a další související dokumenty v závislosti na druhu zadávacího řízení a počtu účastníků. Může požádat o součinnost Projektového Manažera. Připravené dokumenty předá Vedoucímu Beta ke kontrole. Schválený/é dokument/y předá Uploaderovi k zajištění podpisu.

24.1 Konzultace (PM): Právník VZ může požádat o součinnost Projektového Manažera, a ten součinnost poskytne.

24.2 Kontrola oznámení (VB): Vedoucí Beta zkontroluje obdržené dokumenty a schválí je, případně je vrátí Právníkovi VZ k přepracování.

25.0 Podpis oznámení (U): Schválené dokumenty zpracuje Uploader ve spisové službě, zajistí podpis Vedoucího Beta a vyplní potřebné údaje.

26.0 Lhůta pro námitky: Pokud je proces v tomto kroku, běží u veřejné zakázky lhůta pro podání námitek. V tomto kroku probíhá podproces 26.0 Námitka. Proces pokračuje až po vypořádání všech námitek.

27.0 Rozhodnutí o ukončení VZ (VB): Vedoucí Beta rozhoduje o tom, jakým způsobem bude veřejná zakázka ukončena. V případě, že je dodavatel / příjemce podpory vybrán, spustí podproces 29. 1 Smlouva, čímž zároveň vytvoří část Projekt. V případě, že je zadávací řízení zrušeno, rozhoduje, vždy po konzultaci s resortem, o tom, jestli bude zadávací řízení vyhlášeno znovu (bude vytvořena nová projektová příprava) nebo opětovně vyhlášena nebude (potřeba resortu bude stornována – viz 7, STORNO).

SMLOUVA: Zde probíhá podproces 27.1 Smlouva.

UZAVŘENÍ VZ: V závěru zadávacího řízení probíhají kroky vedoucí k jeho uzavření. Zároveň zde probíhá podproces 29.0 Kompletace spisu VZ.

28.0 Uzavření VZ (PVZ): Právník VZ připraví “Písemnou zprávu zadavatele”. Tu předá Vedoucímu Beta ke kontrole a schválený/é dokument/y předá Uploaderovi k zajištění podpisu. Následně Právník VZ uzavře veřejnou zakázku v závislosti na druhu zadávacího řízení na Profilu zadavatele, případně ve Věstníku VZ.

28.1 Kontrola dokumentu (VB): Vedoucí Beta zkontroluje obdrženou zprávu a schválí ji, případně ji vrátí Právníkovi VZ k přepracování.

28.2 Podpis dokumentu (U): Schválenou zprávu zpracuje Uploader ve spisové službě a zajistí podpis Vedoucího Beta.

29.0 Kompletace spisu VZ: Zde probíhá podproces 29.0 Kompletace spisu VZ.

KONEC: Zadávací řízení je ukončeno.

START: Podproces se nastartuje automaticky poté, co je v části Veřejná zakázka spuštěn krok 15.0 Čekání na import podání. V případě, že dojde v průběhu zadávacího řízení ke změně/změnám ve složení členů komise, spustí Projektový Manažer podproces opětovně.

15.11 Základní údaje (PM): Projektový Manažer vyplní všechny základní údaje o komisi.

15.12 Nominace členů resort (ZOG): Zástupce Odborného Gestora vybere z řad uživatelů resortu členy komise za resort. Vybraným členům je automaticky odeslána výzva k potvrzení členství v komisi. Podproces je možné posunout dále až v okamžiku, kdy všichni nominovaní členové potvrdili svůj souhlas s členstvím v komisi.

15.13 Nominace členů TA ČR (PM): Projektový Manažer vybere z řad uživatelů TA ČR členy komise za TA ČR. Vybraným členům je automaticky odeslána výzva k potvrzení členství v komisi. Podproces je možné posunout dále až v okamžiku, kdy všichni nominovaní členové potvrdili svůj souhlas s členstvím v komisi. Projektový Manažer nakonec vygeneruje samotný dokument k ustavení komise, a předá jej Uploaderovi k zajištění podpisu.

15.14 Podpis dokumentu (U): Připravený dokument zpracuje Uploader ve spisové službě a zajistí podpis ředitele kanceláře.

KONEC: Komise je ustavena.

V průběhu veřejné zakázky mohou potencionální účastníci nebo účastníci zadávacího řízení vznášet dotazy. Rozlišujeme 2 druhy dotazů:

START: Podproces se startuje automaticky po obdržení zprávy ke konkrétní veřejné zakázce na e-mailovou adresu dodatecne.informace.beta@tacr.cz. V případě potřeby může dotaz založit také Právník VZ.

15.21 Editace dotazu (PVZ): Právník VZ vyplní k dotazu potřebné údaje a připraví návrh odpovědi na dotaz. Má možnost konzultovat odbornou část odpovědi s Projektovým Manažerem. V případě, že výsledkem vypořádání dotazu bude i změna zadávací dokumentace nebo jiný dokument, připraví jej. Připravený návrh předá Vedoucímu Beta ke kontrole. Následně předá schválený/é dokument/y Uploaderovi k zajištění podpisu.

15.211 Konzultace (PM): Právník VZ může požádat o součinnost Projektového Manažera, a ten ji poskytne.

15.22 Kontrola (VB): Vedoucí Beta zkontroluje návrh odpovědi včetně obdrženého/obdržených dokumentu/ú a schválí je, případně je vrátí Právníkovi VZ k přepracování.

15.23 Publikace dotazu (PVZ): Právník VZ zkontrolujte všechna zadaná data a publikuje dotaz:

15.24 Podpis změny ZD (U): Schválený/é dokument/y zpracuje Uploader ve spisové službě a zajistí podpis Vedoucího Beta.

15.25 Zveřejnění změny ZD (PVZ): Právník VZ zveřejní aktualizované znění zadávací dokumentace v návaznosti na druhu zadávacího řízení na Profilu zadavatele, případně ve Věstníku VZ. Zároveň je automaticky odeslána e-mailová zpráva s odpovědí tazateli a odpověď je také automaticky zveřejněna v Průvodci.

KONEC: Dotaz je vypořádán.

START: Podproces spouští Projektový Manažer.

18.11 Vyplnění údajů a odeslání pozvánek (PM): Projektový manažer vykomunikuje se členy komise termín a místo jednání komise. Odsouhlasená data zadá do systému. V tomto kroku se odešlou automaticky pozvánky na jednání všem členům, kteří potvrdili svou účast na jednání. Členům, kteří potvrdili svou účast na jednání se automaticky zpřístupní podklady pro jednání v okamžiku, kdy jsou doručená podání z Průvodce naimportována (krok 16.0 Import podání (U)). Projektový Manažer informuje členy o zpřístupnění podkladů s výzvou, aby se členové s podklady podrobně seznámili a na jednání se připravili.

18.12 Zápis a další výstupy jednání (PM): Na samotném jednání zaznamená Projektový Manažer skutečnou účast všech zúčastněných osob. Zajistí podepsání čestných prohlášení, případně ověří čestná prohlášení podepsána na dřívějším jednání. V průběhu jednání zaznamenává důležité informace o jednání. Všechny osoby účastníci se jednání v jeho závěru odsouhlasí znění zprávy/protokolu, a dokument podepíší. Projektový Manažer zajistí uložení zápisu/protokolu, případně dalších dokumentů.

18.13 Schválení zápisu (VB): Vedoucí Beta se seznámí se zápisem ne/potvrdí souhlas s jeho zněním, případně s komisí navrhovanými úkony. V případě nesouhlasu nařídí zpracovat Úřední zápis k nesouhlasnému stanovisku.

18.14 Zpracování dokumentu (PVZ): V případě, že z jednání komise nebo nesouhlasu Vedoucího Beta vzejde požadavek na vypracování dokumentu (dožádání, vyloučení účastníka, úřední záznam…), učiní tak. Může požádat Projektového Manažera o konzultaci. Připravený/é dokument/y vždy předá Vedoucímu Beta ke schválení. Schválený/é dokument/y předá Uploaderovi k zajištění podpisu. V případě, že není požadavek na zpracování dokumentu, uzavře podproces.

18.141 Konzultace (PM): Právník VZ může požádat o součinnost Projektového Manažera, a ten ji poskytne.

18.142 Kontrola (VB): Vedoucí Beta zkontroluje obdržený/é dokument/y a schválí jej/je, případně jej/je vrátí Právníkovi VZ k přepracování. Vyloučení účastníka vždy konzultuje s ředitelem kanceláře.

18.15 Podpis dokumentu (U): Připravený/é dokument/y zpracuje Uploader ve spisové službě a zajistí podpis osoby oprávněné dokument/y podepsat.

KONEC: Jednání komise je uzavřeno.

V rámci řešení námitek rozlišujeme:

START: Podproces spouští Uploader v případě, že TA ČR obdržela námitky. Námitku zakládá ke každému účastníkovi zvlášť.

26.11 Námitka doručena (U): Uploader nahraje všechny obdržené dokumenty a vyplní potřebné údaje.

26.12 Návrh odpovědi (PVZ): Právník VZ připraví rozhodnutí o námitkách. Připravený návrh předá Vedoucímu Beta ke kontrole. Následně předá schválený/é dokument/y Uploaderovi k zajištění podpisu.

28.121 Kontrola (VB): Vedoucí Beta zkontroluje obdržený/é dokument/y a schválí jej/je, případně jej/je vrátí Právníkovi VZ k přepracování. Výsledný/é dokument/y vždy konzultuje s ředitelem kanceláře.

28.13 Podpis odpovědi (U): Připravený/é dokument/y zpracuje Uploader ve spisové službě, zajistí podpis ředitele kanceláře a vyplní potřebné údaje.

KONEC: Námitka je uzavřena.

Rozlišujeme tyto druhy smluv:

START: Proces se nastartuje automaticky po vypořádání kroku 27.0 Rozhodnutí o ukončení VZ (VB).

27.11 Aktualizace dat (PM): Projektový Manažer vypořádá zejména případné požadavky předsednictva TA ČR a nastaví začátek projektu.

27.12 Data příjemce (ARES): Administrátor příjemce doplní data, která nebyla povinně udávaná v průběhu zadávacího řízení a vloží originály, ověřené nebo prosté kopie požadovaných dokumentů před podpisem smlouvy v návaznosti na druh zadávacího řízení. Všechna data související se Smlouvou a Parametry zkontroluje.

27.13 Finalizace smlouvy (PM): Projektový Manažer zkontrolujte data zadaná Administrátorem příjemce, případně zajistí jejich opravu a nastaví monitorování projektu. V tomto kroku řeší i případný posun začátku projektu. Připravenou Smlouvu a Parametry předá ke kontrole nejprve Právníkovi VZ a poté Vedoucímu Beta. Odsouhlasenou Smlouvu předá Administrátorovi příjemce (ARES) k podpisu.

27.131 Kontrola (PVZ): Právník VZ zkontrolujte všechna data související se Smlouvou a Parametry. Případné nesrovnalosti nebo nejasnosti řeší s Projektovým Manažerem.

27.132 Kontrola (VB): Jako poslední zkontrolujte všechna data související se Smlouvou a Parametry i Vedoucí Beta. Případné nesrovnalosti nebo nejasnosti řeší s Projektovým Manažerem.

27.14 Podpis příjemce (ARES): Administrátor příjemce (ARES) vygeneruje odsouhlasenou Smlouvu, zajistí její podpis za hlavního příjemce a její doručení do TA ČR.

27.15 Podpis TA ČR (U): Uploader zajistí podpis předsedy předsednictva ve spisové službě a vyplní potřebné údaje.

27.16 Spuštění projektu (PM): V tomto okamžiku odchází automaticky odesílaný e-mail o zahájení projektu vybraným adresátům. Dále v tomto kroku odchází automaticky úkol na zaměstnance Oddělení monitoringu a administrace (OMA) s žádostí o odeslání hlášení do Centrální evidence projektů (CEP). Projektový Manažer organizuje první schůzku projektového týmu s řešiteli (tzv. Iniciační schůzka).

27.17 Export do CEP (U): Uploader zajistí společně se zaměstnancem Oddělení monitoringu a administrace (OMA) odeslání hlášení do Centrální evidence projektů (CEP).

KONEC: Smlouva je uzavřena a projekt spuštěn. Veřejná zakázka automaticky dále pokračuje v kroku 28.0 Uzavření VZ (PVZ).

START: Podproces se spouští automaticky poté, co Právník VZ uzavře veřejnou zakázku. Ke každému zadávacímu řízení vzniká samostatný spis. Spis obsahuje všechny dokumenty k průběhu zadávacího řízení. Originály dokumentů mohou být vedeny v elektronické nebo písemné podobě. Kopie dokumentů evidovaných v písemné podobě jsou evidovány také elektronicky. Všechny dokumenty jsou vedeny ve spisové službě i v IS. IS je certifikovaným elektronickým nástrojem a TA ČR musí umožnit ÚOHS přístup k veřejné zakázce přímo v elektronickém nástroji, který obsahuje veškeré informace a data související s veřejnou zakázkou.

29.11 Kompletace spisu (U): Uploader zajistí, aby všechny dokumenty byly řádně a správně uloženy v IS. Zajistí, aby byly všechny relevantní dokumenty řádně a správně uloženy ve spisové službě příp. ve fyzickém spisu k zadávacímu řízení. Ke konkrétní zakázce zaznamená relevantní údaje do “Seznamu dokumentů k veřejné zakázce” (checklist). Každý druh zadávacího řízení má vlastní seznam.

29.12 Kontrola spisu (PVZ): Právník VZ zkontroluje, zda je spis kompletní, zda dokumenty obsahují všechny relevantní údaje, případně zajistí nápravu, pokud je to možné. Má možnost vrátit checklist zpátky Uploaderovi k doplnění. Zkontrolovaný checklist předá Vedoucímu Beta k rozhodnutí o uzavření spisu.

29.13 Revize spisu (VB): Vedoucí Beta provede revizi spisu a vydá pokyn k zajištění archivace spisu. Má možnost vrátit checklist Právníkovi VZ zpátky k doplnění nebo přepracování.

29.14 Archivace spisu (U): U zrušených zakázek Uploader uzavře spis a zajistí jeho archivaci. Ve veřejných zakázkách, u kterých je realizován projekt, zůstává spis otevřený, a Uploader zajistí archivaci fyzických dokumentů (část spisu).

KONEC: Spis je kompletní a archivován.

Příjemce v průběhu kvartálu vykazuje údaje o odpracovaných hodinách každého člena řešitelského týmu na jednotlivých výsledcích. Po skončení kvartálu zorganizuje TA ČR tzv. Kontrolní Den (KD). Řešitelé na něm představí postup prací na projektu včetně předložení rozpracovaných nebo finálních výsledků. Po uzavření KD dochází k formálnímu hodnocení stavu předložených výsledků projektovým týmem. Toto má zásadní vliv na možnost proplatit příjemci podpory náklady spojené s daným výsledkem v daném kvartále.

Poté, co proběhne posouzení výsledků, může Administrátor příjemce (ARES) podat Žádost O Platbu (ŽOP). Po schválení ŽOP, uznatelné náklady v ní uvedené příjemci podpory TA ČR proplatí.