1. ÚČEL A ROZSAH PLATNOSTI

  1. Účelem tohoto dokumentu je upřesnit pravidla a postupy stanovené v dokumentu Realizace resortních potřeb.

  2. Dokument slouží jako podpůrný materiál pro realizaci a administraci resortních výzkumných potřeb. Informace obsažené v něm slouží také jako nápovědný systém v Informačním systému realizace BETA3 (ISRB3) a Sdíleném informačním systému Technologické agentury ČR (SISTA).

  3. Obsahuje seznam a popis rolí a obsahuje pokyny a návod pro správu uživatelů resortu.

2. PROFILY

  1. Rozlišujeme 4 kategorie skupin uživatelů, tzv. profilů:

Profil Skupina Kdo spravuje

Poskytovatel

zaměstnanci TA ČR

správce TA ČR

Expert

externí spolupracovníci TA ČR

správce TA ČR

Gestor

zástupci resortů

Zástupce Odborného Gestora každého resortu

Uchazeč/Příjemce

zástupci dodavatelů / příjemců podpory

správce každého dodavatele / příjemce podpory

3. ROLE

  1. Rozeznáváme 2 druhy rolí:

    • ČTENÁŘI: role s právem komunikovat a číst/prohlížet určitá data,

    • EDITOŘI: role s právem komunikovat, provádět úkony a editovat určitá data v určitém okamžiku.

3.1. Čtenáři

Role Profil Popis

Resortní čtenář

Gestor

má přístup na čtení ve všech potřebách konkrétního resortu

Projektový čtenář

Gestor, Příjemce

má přístup na čtení v konkrétní potřebě/projektu

Čtenář TA ČR

Poskytovatel

má přístup na čtení ve všech potřebách všech resortů

Komisař

Poskytovatel, Expert, Gestor

má přístup na čtení v konkrétní komisi veřejné zakázky

3.2. Editoři

Role

Zkratka

Profil

Popis

Zástupce Odborného Gestora

ZOG

Gestor

3.2.1

Konečný Uživatel

KU

Gestor

3.2.2

Odborný Konzultant

OK

Expert

3.2.3

Projektový Manažer

PM

Poskytovatel

3.2.4

Vedoucí Beta

VB

Poskytovatel

3.2.5

Právník Veřejných Zakázek

PVZ

Poskytovatel

3.2.6

Komisař

Poskytovatel, Expert, Gestor

3.2.7

Administrátor příjemce

ARES

Uchazeč/Příjemce

3.2.8

Finanční Asistent

FA

Uchazeč/Příjemce

3.2.9

Uploader

U

Poskytovatel

3.2.10

Oddělení Rozvoje Lidského Potenciálu

ORLP

Poskytovatel

3.2.11

Oddělení ekonomické

EKO

Poskytovatel

3.2.12

3.2.1. Zástupce Odborného Gestora (ZOG)

  1. Je osoba jmenovaná resortem v souladu s dokumentem „Realizace programu BETA3“.

  2. Je kontaktní osobou za resort.

  3. Je správcem resortního účtu v IS, spravuje účty všech resortních uživatelů, přiděluje jim konkrétní role a spravuje jejich oprávnění.

  4. Koordinuje činnosti u všech výzkumných potřeb resortu ve všech částech procesu.

  5. Má oprávnění činit úkony za resort v SISTA včetně oprávnění potvrdit převzetí výsledků resortem.

  6. Aktivně se podílí na realizaci výzkumných potřeb konkrétními úkoly a aktivitami ve všech částech procesu.

Část procesu Popis zapojení

Potřeba

zakládá novou potřebu v SISTA

přiřazuje Konečného Uživatele a další role

kontroluje, případně upravuje připravovanou potřebu

určuje pořadí potřeby v Zásobníku potřeb

vyjadřuje se k definované potřebě

Projektová příprava

vyjadřuje se k předložené projektové přípravě

Veřejná zakázka

nominuje členy komise k veřejné zakázce za resort

může být členem komise k veřejné zakázce

Projekt

může se účastnit kontrolních dní

vyjadřuje se k ukončovanému projektu

protokolárně přebírá výsledky

Implementace výsledků

odpovídá za zpracování a odeslání zpráv k implementovaným výsledkům

spouští na potřebě / projektové přípravě STORNO a vyjadřuje se k němu

3.2.2. Konečný Uživatel (KU)

  1. Je osobou, která je resortem přiřazena ke konkrétní výzkumné potřebě.

  2. Je osobou, která věcně rozumí problematice související s předmětem výzkumné potřeby. Má odborné kompetence související s předmětem výzkumné potřeby.

  3. Je členem projektového týmu společně s Odborným Konzultantem a Projektovým Manažerem.

  4. Aktivně se podílí na realizaci výzkumných potřeb konkrétními úkoly a aktivitami ve všech částech procesu.

Část procesu Popis zapojení

Potřeba

definuje návrh potřeby

podílí se na úpravách potřeby

Projektová příprava

aktivně se podílí na stavbě projektu

vyjadřuje se k věcnému obsahu budoucího projektu

podílí se na přípravě a aktivně vystupuje na případné předběžné tržní konzultaci

Veřejná zakázka

je členem komise k veřejné zakázce

Projekt

účastní se kontrolních dní

vyjadřuje se ke kvalitě předkládaných výsledků

vyjadřuje se k ukončovaným výsledkům

vyjadřuje se k ukončovanému projektu

má přístup ke všem výsledkům projektu

Implementace výsledků

implementuje/podílí se na implementaci výsledků

zpracovává/podílí se na zpracování zpráv k implementovaným výsledkům

3.2.3. Odborný Konzultant (OK)

  1. Je osobou, která je TA ČR přiřazena ke konkrétní výzkumné potřebě.

  2. Je odborníkem na problematiku související s předmětem výzkumné potřeby.

  3. Je členem projektového týmu společně s Konečným Uživatelem a Projektovým Manažerem.

  4. Aktivně se podílí na realizaci výzkumných potřeb konkrétními úkoly a aktivitami ve všech částech procesu.

Část procesu Popis zapojení

Potřeba

posuzuje návrh potřeby

navrhuje úpravy a doplnění potřeby

Projektová příprava

aktivně se podílí na stavbě projektu

nabízí možnosti řešení

vyjadřuje se k věcnému obsahu budoucího projektu

podílí se na přípravě a aktivně vystupuje na případné předběžné tržní konzultaci

Veřejná zakázka

je členem komise k veřejné zakázce

Projekt

účastní se kontrolních dní

vyjadřuje se ke kvalitě předkládaných výsledků

vyjadřuje se k ukončovaným výsledkům

vyjadřuje se k ukončovanému projektu

Implementace výsledků

3.2.4. Projektový manažer (PM)

  1. Je osobou, která je TA ČR přiřazena ke konkrétní výzkumné potřebě.

  2. Zajišťuje řízení realizace potřeby v rovině organizační, administrativní a koordinační.

  3. Je členem projektového týmu společně s Konečným Uživatelem a Odborným Konzultantem.

  4. Aktivně se podílí na realizaci výzkumných potřeb konkrétními úkoly a aktivitami ve všech částech procesu.

Část procesu Popis zapojení

Potřeba

koordinuje činnosti

Projektová příprava

koordinuje činnosti

přináší zkušenosti a pohled na budoucí projekt po formální stránce

nabízí možnosti řešení

organizuje případnou předběžnou tržní konzultaci, podílí se na její přípravě a aktivně se jí účastní

Veřejná zakázka

koordinuje činnosti

je členem komise k veřejné zakázce

Projekt

koordinuje činnosti

zajišťuje aktivity v oblasti výkaznictví projektu

zajišťuje aktivity související se smluvním vztahem příjemce a TA ČR

účastní se kontrolních dní

vyjadřuje se ke kvalitě předkládaných výsledků

vyjadřuje se k ukončovaným výsledkům

vyjadřuje se k ukončovanému projektu

Implementace výsledků

koordinuje činnosti

3.2.5. Vedoucí Beta (VB)

  1. Je osoba odpovědná za realizaci Programu a podílí se na organizaci aktivit souvisejících s realizací Programu.

  2. Organizuje a podílí se na realizaci vzdělávacích a dalších podpůrných aktivit souvisejících s realizací Programu.

  3. Je osoba odpovědná za administraci a realizaci všech výzkumných potřeb.

  4. Je kontaktní osobou za TA ČR.

  5. Je správcem resortů, zajišťuje administraci s přistoupením resortů do Programu a zavedení Zástupce Odborného Gestora do IS.

  6. Koordinuje činnosti u všech výzkumných potřeb všech resortů ve všech částech procesu.

  7. Má oprávnění činit úkony za TA ČR v IS.

  8. Aktivně se podílí na realizaci výzkumných potřeb konkrétními úkoly a aktivitami ve všech částech procesu.

Část procesu Popis zapojení

Potřeba

vybírá potřeby za Zásobníku

přiřazuje Projektového manažera

schvaluje návrh potřeby

Projektová příprava

vyjadřuje se k předložené projektové přípravě

předkládá připravený budoucí projekt včetně parametrů veřejné zakázky ke schválení předsednictvu TA ČR

Veřejná zakázka

za zadavatele (TA ČR) provádí úkony

za zadavatele schvaluje zápisy a další dokumentaci

může být členem komise k veřejné zakázce

Projekt

provádí úkony v oblasti výkaznictví projektu (schvaluje/potvrzuje)

provádí úkony související se smluvním vztahem příjemce a TA ČR

může se účastnit kontrolních dní

potvrzuje stav průběžně předkládaných i výsledků finálních

Implementace výsledků

vyjadřuje se k přeloženým zprávám k implementovaným výsledkům

spouští na potřebě / projektové přípravě STORNO a vyjadřuje se k němu

3.2.6. Právník Veřejných Zakázek (PVZ)

  1. Je osoba odpovědná za správný a řádný průběh všech veřejných zakázek.

  2. Poskytuje konzultace a poradenství v konkrétních řešených záležitostech souvisejících se ZZVZ i ZPVV.

  3. Aktivně se podílí na realizaci výzkumných potřeb konkrétními úkoly a aktivitami zejména v částech “Projektová Příprava” a “Veřejná zakázka” a “Projekt”.

Část procesu Popis zapojení

Potřeba

Projektová příprava

definuje parametry veřejné zakázky

Veřejná zakázka

odpovídá za přípravu veškeré dokumentace po obsahové a věcné stránce

provádí úkony spojené s vyhlášením a zveřejněním veřejné zakázky

provádí úkony spojené s jednacími druhy zadávacích řízení

provádí úkony spojené s uzavřením veřejné zakázky

je členem komise k veřejné zakázce

vyřizuje dotazy k veřejné zakázce

podílí se na vypořádání námitek

stanovuje a sleduje lhůty

dešifruje podání

Projekt

podílí se na záležitostech souvisejících se smluvním vztahem příjemce a TA ČR

Implementace výsledků

3.2.7. Komisař (člen komise)

  1. Je specifickou rolí. Tato role může být kumulovaná s jinými rolemi.

  2. Komisař je role pro člena komise, jehož činnost upravuje RAD-09 Jednací řád komise pro programy veřejných zakázek.

  3. Členy komise k veřejné zakázce jsou, kromě jiných, vždy i Konečný Uživatel, Odborný Konzultant, Projektový Manažer a Právník VZ.

  4. Samotné aktivity spojené s výkonem člena komise jsou pouze v části “Veřejná zakázka”.

Část procesu

Popis zapojení

Potřeba

Projektová příprava

Veřejná zakázka

vypořádává svůj vztah k účastníkům zadávacího řízení (střet zájmů)

má přístup k podáním

účastní se jednání komise

k hodnocení nabídek přistupuje aktivně

k jednáním s účastníky přistupuje aktivně

Projekt

Implementace výsledků

3.2.8. Administrátor příjemce (ARES)

  1. Je osobou zmocněnou statutárním zástupcem hlavního příjemce ke komunikaci a úkonům prostřednictvím IS poskytovatele.

  2. Je kontaktní osobou za hlavního i vedlejší příjemce.

  3. Má oprávnění činit úkony za příjemce v IS.

  4. Aktivně se podílí na realizaci výzkumných potřeb konkrétními úkoly a aktivitami v části “Projekt”.

Část procesu Popis zapojení

Potřeba

Projektová příprava

Veřejná zakázka

Projekt

odpovídá za plnění podmínek daných Smlouvou o poskytnutí podpory, Parametry realizace projektu a Všeobecných podmínek všemi příjemci

zajišťuje aktivity a provádí úkony v oblasti výkaznictví projektu

účastní se kontrolních dní

předkládá průběžné a finální výsledky k posouzení

zajišťuje agendu spojenou s evidencí výsledků v Rejstříku Informací o Výsledcích

zajišťuje agendu spojenou s předáním výsledků na TA ČR

Implementace výsledků

3.2.9. Finanční asistent (FA)

  1. Je podpůrnou rolí zajišťující administrativní podporu Administrátorovi příjemce (ARES).

  2. Každý příjemce (hlavní i vedlejší) může mít u projektu svého Finančního Asistenta.

  3. Finanční asistent hlavního příjemce spravuje a má přístup k datům všech příjemců.

  4. Finanční asistent vedlejšího příjemce spravuje a má přístup pouze k datům daného příjemce. Do částí dalších příjemců nevidí.

  5. V rámci realizace výzkumných potřeb se podílí na aktivitách v části “Projekt”. Nemá samostatné úkoly. Odpovědnost a provedení konkrétního úkolu má vždy Administrátor příjemce (ARES)

3.2.10. Uploader (U)

  1. Je podpůrnou rolí zajišťující administrativní podporu TA ČR.

  2. Podílí se na zajištění aktivit souvisejících s realizací Programu.

  3. Podílí se na zajištění vzdělávacích a dalších podpůrných aktivit souvisejících s realizací Programu.

  4. Provádí činnosti spojené se spisovou službou a dalšími informačními systémy (např. registr smluv).

  5. Aktivně se podílí na realizaci výzkumných potřeb konkrétními úkoly a aktivitami zejména v částech a “Veřejná zakázka” a “Projekt”.

3.2.11. Oddělení Rozvoje Lidského Potenciálu (ORLP)

  1. V rámci realizace resortních potřeb je podpůrnou rolí zajišťující administrativní záležitosti Odborných Konzultantů.

  2. Přiřazuje k potřebám Odborné Konzultanty (hlavní i vedlejší).

  3. Ve všech částech procesu zajišťuje provedení změn Odborných Konzultantů.

  4. Odpovídá za plnění rámcových smluv a objednávek Odborných konzultantů.

3.2.12. 3.2.12 Oddělení Ekonomické (EKO)

  1. V rámci realizace resortních potřeb je podpůrnou rolí zajišťující činnosti spojené zejména s platbami.

  2. Zajišťuje platební transakce např. proplácení schválených žádostí o platbu.

  3. V rámci realizace resortních potřeb má konkrétní úkoly v částech “Projekt”.

4. SPRÁVA UŽIVATELŮ

  1. Autoritativním zdrojem uživatelských identit a jejich oprávnění je SISTA.

4.1. Správa uživatelů v závislosti na profilu

  1. SPRÁVA UŽIVATELŮ ZA PROFIL GESTOR: Správu uživatelů provádí ZOG v prostředí SISTA (https://sista.tacr.cz levé menu Správa resortu > Resortní uživatelé). ZOG může:

    • přiřadit nového resortního uživatele odesláním pozvánky (kliknutím modré tlačítko vpravo nahoře a vyplněním kontaktních údajů) [1]

    • upravit vybrané informace o resortním uživateli (např. kontaktní e-mail, telefon či útvar),

    • zobrazit zapojení uživatele v potřebách BETA2 a BETA3,

    • přiřadit globální roli (např. resortní čtenář či komisař),

    • zneaktivnit uživatele, kteří se již nebudou podílet na administraci výzkumných potřeb.

  2. SPRÁVA UŽIVATELŮ ZA PROFIL POSKYTOVATEL: je řešena napojením SISTA do adresářové služby Poskytovatele.

  3. SPRÁVA UŽIVATELŮ ZA PROFIL EXPERT: je řešena samostatnou agendou v rámci SISTA včetně registrace uživatelů, kontroly a zajištění změn údajů.

  4. SPRÁVA UŽIVATELŮ ZA PROFIL UCHAZEČ/PŘÍJEMCE: je řešena samostatnou agendou v rámci SISTA včetně registrace uživatelů, kontroly a zajištění změn údajů.

4.2. Přiřazení konkrétní role v ISRB3

  1. Pro přiřazení konkrétní role v rámci ISRB3 jsou oprávněným uživatelům přístupné volby v menu Nástěnka a akce v oddíle Akce. Mezi oprávněné uživatele patří:

    • ZOG, který může přidat/změnit/odebrat role:

      • Konečný Uživatel

      • Projektový čtenář

    • Vedoucí Beta, který může přidat/změnit/odebrat role:

      • Projektový manažer

  2. V případě změny role daného uživatele zajistí ISRB3 i přenesení nedořešených úkolů z původního na nového uživatele.

1. Pro spolupráci na meziresortních potřebách je nutné, aby uživatel spolupracujícího resortu byl evidován ve Správě resortních uživatelů resortu, ke kterému je přiřazena daná výzkumná potřeba.